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工程项目管理中档案资料质量的控制(二)

编辑整理：中国注册监理师考试网　文章日期：2008-6-13 8:03:31　打印

3、施工文件质量的控制
　　做好施工文件的质量控制，档案、资料人员、项目经理、监理工程师等都各有其责任，档案人员从档案的角度进行把关，其他方是从工程内容上负责。项目资料员是项目管理和档案管理的桥梁，应承担比档案人员更大的责任，即不只是从档案的角度把关，也要从工程的角度把关。项目资料员从工程角度进行把关，与项目经理和监理工程师的把关，有一定的互补性——资料员清楚项目共包含哪些的内容（图纸），现场人员则更清楚施工单位提交的这些内容是否符合实际。
　　档案资料管理是工程管理的一部分，工程的内容体现在项目图纸之中，若干套图纸构成一个完整的项目，这一点，项目管理、资料管理和工程监理都必须清楚，因而，项目管理单位应做好：下达计划要科学，图纸发放要严格按计划，资料的归档严格根据图纸的发放情况，如此环环相扣，方可做好资料工作。
　　进行施工文件的质量控制，主要分以下几步：
　　①对照合同、计划及图纸发放情况，验核竣工图及设计变更单是否齐全；
　　②验核交工记录是否齐全；
　　③验核设计变更是否已全部在施工图上体现；
　　④验核所有资料是否符合归档的要求，包括：表格的填写、会签、盖章，综合卷册及专业卷册组卷是否合理，竣工图的折叠是否符合规范等。
　　档案资料质量控制包含在整个项目管理的过程中，上述的一点尝试虽不愧为行之有效的办法，但在实际的操作中，遭遇的困难也是显而易见的，主要有：
　　由于项目复杂，涉及多套装置或单元同时进行，工期紧，在一切为了进度的前提下，出现了大量的设计变更。一方面，无论是设计单位编制最终版施工图还是施工单位编制竣工图，均不能全面反映真实的最终情况，遗漏现象较为严重；另一方面，项目经理、质监工程师及监理工程师往往一人负责多个项目，现场任务重，未能尽职做好交工资料的审核工作。
　　制度不健全。资料作为档案的前身，没有一个主管单位，也没有一个完整规范的管理制度。如的《设计文件发放暂行规定》仅规范了内部发图的程序，对设计院的设计出图并没有统一的规定；《随货资料的管理规定》仅规范了作为甲方的采购部门采购时随货资料的内容和份数，并没有规范资料的质量及验核的责任，更没有包括对EPC项目中随货资料的管理要求。
　　设备仪器仪表的采购合同及技术协议的签订没有固定的主管部门，造成技术协议归档困难，按协议执行的难度也大。
　　各施工及工程管理单位，大多不重视档案资料工作，一些施工单位无资料员，有资料人员的单位也往往将资料员按最低的待遇，在一定程度上打击了人员的积极性。对项目管理单位而言，一方面，在施工阶段，需要和着现场紧张的节拍而忙着资料的验发，同时需兼顾归档的要求和为归档而准备，另一方面，在工程完工后，又要忙着交工资料的编制和审核，无休无止，成了整个项目阶段最饱和和繁忙的岗位，而资料岗位却是唯一的一个享受“二线”待遇的技术岗位（甚至低于招标和计划人员），因而，存在责任心不强、人心不稳的情况，一些资料员干脆就装聋作哑，不认真把关就直接移交档案馆，等档案馆发现问题再来解决……
　　如何在项目管理过程中进行档案资料质量的控制，对国内的工程项目管理来说是一个盲点，广州石化千万吨炼油改扩建工程自然不能独善其身，需要有一个循序渐进的过程。将资料工作交由档案部门统一管理，即使工程管理更结合档案的要求进行，又使档案人员更接近工程、了解工程，减少双方之间的重复工作，虽然对本已满负荷的档案部门而言增加了不少工作量，但可通过适当的增员解决；对于专门的项目管理单位、施工单位，应培训档案资料人员，让资料人员同时既是档案专业人员，又是工程或工程管理人员，使之更好地架起档案与工程的桥梁，以确保工程档案的完整、准确，都为较为妥善的办法。而解决的根本还在于：将档案意识灌输给每一位管理者和参与者，在规范管理和完善制度的同时，理解资料工作，正确对待资料工作，使工程项目中每个工作人员发挥最大的优势，尽职尽责地完成工程项目，规范的档案自然就水到渠成。
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