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工程建设监理基本理论和相关法规精讲班第29讲讲义

编辑整理：中国注册监理师考试网　文章日期：2007-10-8 9:13:50　打印

（五）监理文件档案资料归档
监理文件档案资料归档内容、组卷方法以及监理档案的验收、移交和管理工作，应根据现行《建设工程监理规范》及《建设工程文件归档整理规范》并参考工程项目所在地区建设工程行政主管部门、建设监理行业主管部门、地方城市建设档案管理部门的规定执行。
对一些需连续产生的监理信息，在归档过程中应对该类信息建立相关的统计汇总表格以便进行核查和统计，并及时发现错漏之处，从而保证该类监理信息的完整性。
监理文件档案资料的归档保存中应严格按照保存原件为主、复印件为辅和按照一定顺序归档的原则。
如采用计算机对监理信息进行辅助管理时，当相关的文件和记录经相关责任人员签字确定、正式生效并已存入项目部相关资料夹中时，计算机管理人员应将储存在计算机中的相关文件和记录改变其文件属性为“只读”，并将保存的目录记录在书面文件上以便于进行查阅。在项目文件档案资料归档前不得将计算机中保存的有效文件和记录删除。
按照现行《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328—2001)，监理文件有10大类27个，要求在不同的单位归档保存，现分述如下：
(1)监理规划：
1)监理规划(建设单位长期保存，监理单位短期保存，送城建档案管理部门保存)；
2)监理实施细则(建设单位长期保存，监理单位短期保存，送城建档案管理部门保存)；
3)监理部总控制计划等(建设单位长期保存，监理单位短期保存)。
(2)监理月报中的有关质量问题(建设单位长期保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存)。
(3)监理会议纪要中的有关质量问题(建设单位长期保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存)。
(4)进度控制：
1)工程开工/复工审批表(建设单位长期保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存)；
2)工程开工/复工暂停令(建设单位长期保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存)。
(5)质量控制：
1)不合格项目通知(建设单位长期保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存)；
2)质量事故报告及处理意见(建设单位长期保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存)。
(6)造价控制：
1)预付款报审与支付(建设单位短期保存)；
2)月付款报审与支付(建设单位短期保存)；
3)设计变更、洽商费用报审与签认(建设单位长期保存)；
4)工程竣工决算审核意见书(建设单位长期保存，送城建档案管理部门保存)。
(7)分包资质：
1)分包单位资质材料(建设单位长期保存)；
2)供货单位资质材料(建设单位长期保存)；
3)试验等单位资质材料(建设单位长期保存)。
(8)监理通知：
1)有关进度控制的监理通知(建设单位、监理单位长期保存)；
2)有关质量控制的监理通知(建设单位、监理单位长期保存)；
3)有关造价控制的监理通知(建设单位、监理单位长期保存)。
(9)合同与其他事项管理：
1)工程延期报告及审批(建设单位永久保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存)；
2)费用索赔报告及审批(建设单位、监理单位长期保存)；
3)合同争议、违约报告及处理意见(建设单位永久保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存)；
4)合同变更材料(建设单位、监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存)。
(10)监理工作总结：
1)专题总结(建设单位长期保存，监理单位短期保存)；
2)月报总结(建设单位长期保存，监理单位短期保存)；
3)工程竣工总结(建设单位、监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存)；
4)质量评估报告(建设单位、监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存)。

【05.40】按照现行《建设工程文件归档整理规范》，属于建设单位短期保存的文件是( )。
A．监理实施细则
B．不合格项目通知
C．供货单位资质材料
D．月付款报审与支付凭证
答案：D

【06.38】《建设工程文件归档整理规范》规定，建设单位应短期保存的监理文件是(?)。
A．月付款报审与支付
B．分包单位资质材料
C．有关进度控制的监理通知
D．工程开工/复工审批表
答案：A

（六）监理文件档案资料借阅、更改与作废
项目监理部存放的文件和档案原则上不得外借，如政府部门、建设单位或施工单位确有需要，应经过总监理工程师或其授权的监理工程师同意，并在信息管理部门办理借阅手续。监理人员在项目实施过程中需要借阅文件和档案时，应填写文件借阅单，并明确归还时间。信息管理人员办理有关借阅手续时，应在文件夹的内附目录上作特殊标记，避免其他监理人员查阅该文件时，因找不到文件引起工作混乱。
监理文件档案的更改应由原制定部门相应责任人执行，涉及审批程序的，由原审批责任人执行。若指定其他责任人进行更改和审批时，新责任人必须获得所依据的背景资料。监理文件档案更改后，由信息管理部门填写监理文件档案更改通知单，并负责发放新版本文件。发放过程中必须保证项目参建单位中所有相关部门都得到相应文件的有效版本。文件档案换发新版时，应由信息管理部门负责将原版本收回作废。考虑到日后有可能出现追溯需求，信息管理部门可以保存作废文件的样本以备查阅。

【06.39】项目监理机构的监理文件档案换发新版时，应由(?)负责将原版本收回作废。
A．总监理工程师
B．专业监理工程师
C．信息管理部门
D．监理单位档案室
答案：C

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